Die Digitalisierung ist wichtiger Treiber von Innovationsprojekten in Unternehmen. Doch welcher Digitalisierungsgrad ist für Ihr Geschäftsmodell überhaupt notwendig? In welchen Bereichen ist Ihr Unternehmen mitunter schon gut aufgestellt bzw. wo besteht der dringendste Nachbesserungsbedarf? Und: Wie erarbeiten Sie eine passende Optimierungsstrategie? Antworten auf diese Frage gibt die KYOCERA Potenzialanalyse. Das Tool erfasst den Digitalisierungsgrad eines Unternehmens oder Standorts und identifiziert die wichtigsten Handlungsfelder.

Möchten Sie wissen, wie digital Ihr Unternehmen bereits ist? Dann nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit und Sie erhalten eine erste Einstufung darüber, welchen Reifegrad Sie auf dem Weg der digitalen Transformation bereits erlangt haben.

Potenzialanalyse

Rechnungen kommen in Papierform und werden in der Umlaufmappe den zuständigen Bearbeitern zur Verfügung gestellt. Rechnungen per Fax oder E-Mail werden ausgedruckt. Ablage in Papierordnern.

Papierrechnungen werden der Buchhaltung zugeleitet und von dort nach Anlage des Buchungssatzes zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter in Papier weitergeleitet. Rechungen, die per E-Mail ankommen, werden intern auch per E-Mail verteilt. Ablage in Papierordnern und elektronisch in einem Dateiverzeichnis.

Papierrechnungen werden gescannt und als gescanntes Dokument der Buchhaltung und für den Freigabeprozess bereitgestellt. Weiterleitung und Freigabe erfolgen mit Workflow. Automatischer Abgleich mit dem Finanzbuchhaltungssystem. Ablage in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem.

Jede Form von eingehenden Rechnungen wird automatisch erfasst, einem automatischem Erkennungs-Prozess zur Klassifizierung unterworfen, mit den Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen und damit dem Anwender automatisch einen Freigabevorschlag unterbreitet. Hauptablage ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem mit direkter Anbindung an das ERP.

Es gibt keine einheitliche Scan-Lösung. Manchen Mitarbeitern stehen Scanner lokal zur Verfügung, um einzelne Dokumente für die weitere Bearbeitung oder den E-Mail-Versand zu scannen.

Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Dokumente an dezentrale oder zentrale Scan-Stellen abzugeben, die die Dokumente in ein Archiv, ein Dokumentenmanagementsystem oder eine ähnliche Lösung überführen.

Es gibt dezentrale und zentrale Scan-Stellen, die unterschiedliche Scan-Verfahren anbieten. Mitarbeiter können Dokumente einzeln, in Mappen, mit und ohne Barcode der Scan-Stelle zuleiten. Sie erhalten die gescannten Dokumente zum Indizieren wieder elektronisch zugestellt.

In dezentralen oder zentralen Scan-Stellen werden alle Dokumente nach Bedarf erfasst, per OCR/ICR ausgelesen, vorindiziert und Mitarbeitern elektronisch zur weiteren Nutzung zugestellt. Der Mitarbeiter erhält die Dokumente aus einem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem oder wahlweise direkt aus der Anwendung, die mit den Dokumenten arbeitet.

Eine elektronische Akte ist nicht vorhanden. Dateien werden ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Daneben existieren verschiedene lokale und zentrale Dateiablagen.

Eine einfache elektronische Akte steht für bestimmte Anwendungsfälle zur Verfügung. Diese beinhaltet gescannte und importierte Dokumente. Neben der elektronischen Akte existiert aber auch parallel weiterhin die Papierakte, besonders für Altbestände.

Es gibt elektronische Akten, die den verschiedenen Bereichen zur Verfügung stehen. Die elektronischen Akten sind nicht durchgängig standardisiert und dienen nur der jeweiligen Abteilung oder Organisationseinheit.

Es gibt für alle Anwendungsbereiche elektronische Akten, die sämtliche zusammengehörigen Dokumente und Daten benutzergerecht und strukturiert zusammenfassen. Es existiert ein Berechtigungskonzept für den Zugriff dieser Dokumente und Daten.

Arbeitsprozesse werden manuell und auf Basis von Papierdokumenten durchgeführt. Die Regeln sind in Arbeitsanweisungen beschrieben. Parallel wird individuell E-Mail genutzt.

Für bestimmte Prozesse und einzelne Abteilungen gibt es Workflow-Werkzeuge, die Prozesse abteilungsorientiert oder für bestimmte fachliche Aufgaben organisieren. Parallel gibt es weiterhin papierbasierte Prozesse sowie E-Mail.

Die wichtigsten Hauptprozesse, die sich standardisieren und formalisieren lassen, sind für bestimmte Abteilungen oder Fachaufgaben in einem zentralen Workflow-Werkzeug implementiert.

Alle Hauptprozesse, die sich standardisieren und formalisieren lassen, sind abteilungsübergreifend in einem zentralem Workflow-Werkzeug zusammengeführt. Das Workflow-Werkzeug erlaubt Ergänzungen und eigenständige, sog. "Ad Hoc-Workflows".

Die Cloud spielt für wichtige Informationsbestände wie aufbewahrungspflichtige Dokumente keine Rolle.

Die Cloud ist nur eine Option für den Sicherungsbestand der Primärsysteme, um Kosten zu sparen und gegebenenfalls eine ortsunabhängige Informationsbereitstellung zu erreichen.

Die Cloud ist im Rahmen einer Hybridlösung zusammen mit einem On-Premise-System eine echte Alternative, wenn die Datenübermittlung und -speicherung sicher ist. Für bestimmte Bestände wird bereits die Cloud eingesetzt.

Cloud- und Inhouse-Lösung sind zusammen das gängige Konzept, um alle Informationen sicher, zeit- und ortsunabhängig bereitstellen zu können. Die Information muss aber weiterhin unter der Kontrolle des Unternehmens stehen. Die sichere Übertragung und Speicherung der Daten ist sichergestellt, z.B. durch eine Übertragung per VPN und Verschlüsselung.

Information befindet sich an verschiedenen Standorten, in unterschiedlichen Systemen und unterschiedlichen Medien. Papierdokumente in Aktenordnern sind nicht immer verfügbar.

An die Dateiablage der eigenen Abteilung kommt man heran. Die Suche ist aufwändig, langsam und bringt nicht die erhofften Ergebnisse. Papierdokumente in Aktenordnern sind oftmals nicht im Zugriff.

In einigen Abteilungen ist bereits ein elektronisches Dokumentenmanagement vorhanden, das auch über eine Suchfunktion verfügt. Allerdings gibt es immer noch verschiedene Ablagemöglichkeiten für Dokumente und Informationen.

Es gibt ein elektronisches Dokumentenmanagement, in dem auch E-Mails, gescannte Dokumente und Dokumente aus dem Dateisystem zusammenhängend verwaltet werden. Über die Suche im Dokumentenmanagement werden nahezu die meisten Informationen sehr schnell gefunden.

Die Zusammenarbeit erfolgt auf Zuruf und auf Basis der persönlichen Beziehungen der Mitarbeiter. Es gibt keine Vorgaben für die Form der Zusammenarbeit und Aufbereitung der Ergebnisse.

Collaboration wird individuell und per E-Mail organisiert. Zusammenarbeit findet fast nur abteilungsorientiert statt. Es gibt keine zentral unterstützenden Systeme für die Zusammenarbeit.

Es gibt in einigen Abteilungen Collaborations-Werkzeuge, die Mitarbeitern in der Abteilung und anderen Berechtigten die Möglichkeit der Zusammenarbeit ermöglichen.

Collaborations-Werkzeuge und die wichtigsten Anwendungen sind in einem "virtuellen Workplace" für alle Mitarbeiter zusammengeführt. Die Collaboration ist nicht nur auf feste Arbeitsplätze beschränkt, sondern kann auch von außen und über mobile Geräte genutzt werden.